Marketing Dashboards sind heute ein unverzichtbares Werkzeug zur Überwachung und Steuerung der Marketingaktivitäten. Anstelle eines eigenen Reports für jeden Kanal sind auf dem Dashboard die wichtigsten KPI’s auf einen Blick einsehbar. In unserem Blog-Post über Custom Dashboards finden Sie weitere Informationen dazu.
Doch was ist zu tun, wenn sich einer Ihrer Kanäle nicht einbinden lässt? Hier kommt ein Roboter ins Spiel. Was dieser für Sie tun kann, das erfahren Sie in diesem Blog Post.
Wie kommen die Daten in das Dashboard?
- Dashboarding Tools wie zum Beispiel Google Looker Studio, Klipfolio oder Cyfe enthalten bereits vordefinierte Schnittstellen, auch Integrationen oder Konnektoren genannt, zu einer Auswahl bekannter Dienste und Marketing Tools.
- Grundsätzlich können aus jedem System, das über eine Programmierschnittstelle (API) verfügt, Daten bezogen werden. Diese muss für jede Datenquelle programmiert und eingerichtet werden.
- Neben dem automatischen Datenaustausch können Sie die Daten auch regelmässig manuell eintragen.
- Oder Sie verwenden einen Roboter.
Ein problematischer Anwendungsfall
Sie möchten ein Dashboard für Ihre digitalen Online-Massnahmen mit den Kanälen Google Ads, Facebook Ads, Newsletter und Google Analytics erstellen. Doch das eingesetzte Dashboarding Tool kann die Daten aus dem Newsletter Tool nicht beziehen, denn dieses besitzt weltweit nur einen geringen Marktanteil und verfügt über keine Programmierschnittstelle.
Sie können nun den Newsletter aus dem Dashboard streichen, die Daten nach jedem Newsletter Versand manuell nachtragen oder auf ein Newsletter-System wechseln, das eine Schnittstelle besitzt. Wenn keine dieser Optionen akzeptabel ist, dann kann ein Roboter – genau genommen RPA – helfen.
RPA – Robotic Process Automation
Unter RPA (Robotic Process Automation) versteht man die Prozessautomatisierung, bei der Softwareroboter (Bots) die manuellen Tätigkeiten automatisiert ausführen. Diese ahmen die Eingaben eines Nutzers nach und können zum Beispiel ein Computerprogramm wie ein Mensch verwenden und Aufgaben zeitgesteuert oder in Abhängigkeit von anderen Prozessen ausführen. Es kann sich dabei um eine einfache Abfolge von Schritten oder auch um komplexe Aufgaben handeln.
Sie können sich einen Softwareroboter wie einen digitalen Mitarbeiter vorstellen, der auf einer eigenen Arbeitsstation Aufgaben erledigt. Vor allem profane und repetitive Arbeiten erledigen diese Roboter effizient, zuverlässig und in gleichbleibender Qualität.
Einsatz von RPA für unser Beispiel
Aufgabe
Der Roboter soll monatlich die Daten der gesendeten E-Mail Kampagnen aus dem Backend des Newsletter Tools holen und sie dem Dashboarding Tool zur Verfügung stellen.
Herausforderungen
- Das Backend ist nur manuell mit einem Webbrowser bedienbar.
- Der Zugang ist passwortgeschützt.
- Die Kampagnendaten werden erst nach mehreren Klicks und dem Setzen von Filtern angezeigt.
- Es steht keine Export-Möglichkeit zur Verfügung, um die Kampagnendaten herunterzuladen.
- Die Daten sollen jeweils monatlich im Dashboard angezeigt werden.
Lösung
«Gemeinsam» mit dem Roboter wird der gesamte Ablauf zum Datenbezug einmal komplett durchgeführt. Der Roboter zeichnet dabei alle vom Nutzer getätigten Eingaben und Aktionen auf. In unserem Beispiel besteht dies aus folgenden Schritten:
- Den Webbrowser öffnen.
- Die Login-Seite des Newsletter-Tools aufrufen.
- Mit dem Benutzernamen und Passwort einloggen.
- Im Navigationsmenü das entsprechende Konto auswählen.
- Innerhalb des Kontos auf die Übersichtsseite wechseln.
- Die Anzahl der Abonnenten auf der Seite markieren und kopieren.
- Zu «Reports» wechseln.
- Filter für den Zeitraum des vergangenen Monats auswählen.
- Bis zu 10 Kampagnen werden in einer Tabelle dargestellt. Da die Werte in den Zellen nicht nur Zahlen, sondern auch Prozentzahlen in Klammern enthalten, werden Sie einzeln kopiert.
- Auf «Weiter» klicken, um die nächste Seite mit den restlichen Kampagnen anzuzeigen.
- Erneut die gewünschten Werte kopieren.
- Ausloggen und den Browser schliessen.
Basierend auf dieser Aufzeichnung, könnte der Roboter nun bereits diese Schritte automatisch ausführen. Er würde jedoch immer genau den gleichen Monat verwenden.
Optimierungsmöglichkeiten
Im nächsten Schritt wird der aufgezeichnete Prozess in der Entwicklungsumgebung des Roboters bearbeitet und entsprechend programmiert. Unnötige Schritte werden eliminiert und zudem der Ablauf optimiert (zum Beispiel ein Blättern auf weitere Seiten und die Auswahl des Vormonats).
Die Kampagnendaten werden anschliessend bereinigt und in einer temporären internen Tabelle gespeichert.
Die letzten Schritte des Roboters
Nun überträgt der Roboter die Daten in ein Google Sheet. Im Dashboarding-Tool muss dieses Google Sheet dann als Datenquelle für die Newsletter-Daten definiert werden. Zur Qualitätskontrolle kann festgelegt werden, dass der Roboter Ihnen eine E-Mail sendet, falls bei der Übertragung der Daten ein Problem aufgetaucht ist. Wenn der Roboter im Anschluss auf der entsprechenden Arbeitsstation installiert wird, wird festgelegt, dass er jeweils am ersten Tag jedes Monats die Aufgabe ausführen soll.
Vorteile von RPA
RPA bietet Vorteile gegenüber der manuellen Bearbeitung:
- Hohe Qualität und fehlerfreie Ausführung
- Bindet keine manuellen Ressourcen
- Zuverlässige und äusserst effiziente Erledigung
- Individualisierbarkeit
- Meldet Ihnen Probleme sofort und automatisch
Fazit
Mit der Hilfe von RPA können Sie automatisiert Kennzahlen zu ihren digitalen Marketing Dashboards hinzufügen, selbst wenn diese nicht in geeigneter Form vorliegen und die eingesetzten Marketing-Tools keine Schnittstellen anbieten. Es ist nicht mehr notwendig, manuell Daten aus unterschiedlichen Quellen in Excel Sheets oder PowerPoint-Präsentationen zusammenzutragen, um sich einen Überblick der Leistung ihrer Marketingaktivitäten zu verschaffen und datengetriebene Entscheidungen zu treffen.
Wir sind Partner von UiPath, einem der führenden Anbieter von RPA-Lösungen und unterstützen Sie gerne auf dem Weg zum vollautomatischen Marketing Dashboard.
